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于“卓越领导 — 创建机构文化”专题讨论会上

2000年3月30日


在香港海关推行廉洁守正计划

艾尔敦先生、各位先生/女士:

今天能够有机会与大家分享我在香港海关推行廉洁守正计划的经验,我感到非常高兴。

自从公务员事务局与廉政公署合力推行整体的公务员廉洁守正计划以来,海关是第一批响应该计划而参与制订综合部门计划的部门之一。我推行这项工作的首要目的,是设计一项计划,确保部门内5000名员工对所订立的各项原则产生归属感,视自己为整项计划的一分子。

在制订策略时,我特别记取一个故事给世人的教训,就是有关第一份见于文字的品行守则如何推行--几 千年前,在中东,一名蓄须的长袍男子把刻在石板上的守则带往山下,而首次向人民介绍的方式是把石板掷向自己的人民,要求人民遵守这份完全未经谘询的守则。相信大家都知道这个故事的下文。

为免犯同样的错误,我们采用了一种不同的手法。这种手法可用"OPEN"这个缩拼词来形容。这四个字 母可代表我们推行计划程序中的四项要素--"O"代表"Ownership"(归属感);"P"代表"Participation"(参与);"E"代表"Effective Communication"(有效沟通);"N"则代表"Nurturing Environment"(培育环境)。

整个过程中首项要素,是培养所有员工对计划的归属感。我们要把廉洁守正的信息传达至部门每一位员工,员工对这项计划是否有完全的归属感,至为重要。正如推行其他成功的计划一样,我们必须万众一心,坚信这项计划最终会有利于部门目前及未来的运作。

早于一九九九年七月,公务员事务局及廉政公署代表初步介绍部门廉洁守正计划时,本署的高层人员已积极参与。经商讨后,我们认为,必须针对本署特有的运作需要,制订倍加严格的程序和指引,以防止同事牵涉利益冲突,以及确保各人员执行职务时纪律严明,诚信不欺,发挥最高水准。这个信息已传达至部门所有员工,而且普遍获得接受。

第二项要素是"参与"。我们鼓励员工参与制订守则。最初,本署的高层人员参与制订这份守则,之后,他们再鼓励下属人员集思广益,就有关其中几方面的下列指引提出实例-

(a) 接受利益及款待;

(b) 适当地运用公职身分或专有资料;

(c) 处理利益冲突情况;以及

(d) 处理投资及外间工作事宜。

我们在收集及整理这些例子之后,制备了第一份拟稿。为了尽量加强员工的参与,以期在颁布守则前,让所有员工都全面了解守则的效用及接受该守则,我们把守则的第一份拟稿交予各主要科系主管传阅,以便他们谘询辖下同事的意见。之后,我们更安排讨论准备采用的尺度及标准,透过有建设性的辩论,消除意见上的分歧。虽然我们花了大量时间和人力进行这部分的工作,为加强员工对这项计划的归属感及定出适当的标准,这个部分是绝对必要的环节。

我想与各位谈谈一个例子,藉以说明本署如何透过员工参与,达致互谅互让,定出一项新的申报安排,而这项安排如非透过这种形式产生,则可能会给人一种"矫枉过正"的感觉。这项安排涉及接受与本署有公事往来人士的进膳邀请及款待。我们认为,接受过于丰厚的款待,或会使员工难以拒绝提供款待者的要求。为了避免这种情况出现,而同时兼顾到员工须藉某些邀请加强联系、收集资料及建立良好的公共关系,我们同意建立监察制度,以期有关人员能审慎考虑这类邀请。

最初,我们定出严格的规定,要求员工凡接受任何邀请,均须预早提出申请,但员工基于后勤支援及信任的问题而对这项安排提出反对意见。我们因而建议亦可采取较宽松的做法,只要求员工以口头通知上司。这次很多上司感到为难,因为口头通知有时会过于随便及不一致,而为了清楚起见,上司有时甚至需要自 行备存书面记录。有关安排前后经过多次改动,最后,我们经过商议后决定,规定获邀出席有关活动的人员,应在事前或事后立即作出简单的书面申报。

员工积极参与,亦有助一个机构因应特有的运作需要制订德行标准。这里所说的是对知识产权的尊重。为了确认我们保护知识产权的责任,一名员工建议本署特别在这方面为员工订立一套行为标准。鑑于本署在 执法工作方面所扮演的角色,我们一致认为本署员工对知识产权应倍加尊重,达到最高的品行标准,因此,守则应明文严禁员工使用任何未经批准的软件,并订明违规者可遭纪律处分。这个信息在各个职级传达,广为员工接受。本署人员反应良好,实不足为奇,毕竟这项建议是由本署人员首先提出。

员工参与对我们制订这份守则极为重要。不过,在接纳这些建议时,我们亦知道订定标准时必须避免对员工过分严苛。在参考员工的回应后,我们作出了必需的修订,然后邀请公务员事务局及廉政公署就修订拟 稿,特别是守则内的指引及实例,给予意见,以防我们所订标准过严,不切合整体的实际环境。我们随后 亦就守则的内容交换意见,以及作出一些修订,之后再将有关情况通知员工。以上种种都有助员工接受守 则所载的品行标准。

经过约六个月的工作后,守则终于在一九九九年年底发出。

第三项要素就是有效的沟通。在进行整项工作的过程中,我们一直力求与员工保持有效的沟通。而在发布守则时,我们更着重这一点。我们视乎员工的选择,安排把守则的英文本或中文本分发给部门内所有人 员,而副关长更为高层管理人员举办研讨会,巩固他们对部门廉洁守正计划的归属感。确保他们全力支持之后,我们便正式在部门内各个阶层推行廉洁守正计划。

我们先从职工会着手。我们共有六个职工会,拥有会员众多,而其中很多会员都以员工的身分看过守则的内容。我们向这些职工会的代表简介守则的内容,向他们解释透过实例订定清晰指引十分重要,协助他们 了解本署人员应奉行的品行标准,让他们知道遵照守则内规定,不单能提高部门甚至政府整体的声誉,更有助他们及早避免不当行为。我们亦请各代表把信息传达给其他会员,而他们都作出积极回应。

之后,我们指示各主要科系主管举办简介会,向各层人员传达廉洁守正的信息,并向他们解释守则的内容。与此同时,副关长亦举行了记者招待会,发布有关品行及纪律守则的资料,并向员工及公众显示我们 决心确保执行职务时纪律严明,诚信不欺,发挥最高水准。此外,本署亦为此举办一个大型的部门研讨会,让员工交流意见、解答他们的疑问以及消除任何争议。

本署的廉洁守正计划并不以发表守则为终结。为了继续巩固部门内廉洁守正的风气,我们进一步实现第四项要素,即在部门内创造一个培育环境,以便改进守则的内容,继续教育本署员工,并且实施适时、有效及有条理的管制措施,以适应不断转变的环境及最新的要求。这种培育环境包括-

(a) 定期更新守则内容及改进其中规定;

(b) 定期举办研讨会,加强员工的诚信意识;

(c) 继续针对海关特有的运作需要设计培训课程;以及

(d) 谘询公务员事务局及廉政公署的意见,定期检讨海关的行政程序及制度。

各位,以上是我们推行廉洁守正计划的经验。总括而言,海关采用了由上而下的方法,由高层人员倡导廉洁诚实的风气,而我们透过"OPEN"这个程序,即"归属感"、"参与"、"有效沟通"及"培育环境",在员工当中推动及维持廉洁诚实的风气,又加强管制措施,以防止可能出现的弊端及不当行为。希望我们在这方面的 经验对你们有用。

多谢各位。

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