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於“卓越領導 — 創建機構文化”專題討論會上

2000年3月30日


在香港海關推行廉潔守正計劃

艾爾敦先生、各位先生/女士:

今天能夠有機會與大家分享我在香港海關推行廉潔守正計劃的經驗,我感到非常高興。

自從公務員事務局與廉政公署合力推行整體的公務員廉潔守正計劃以來,海關是第一批響應該計劃而參與制訂綜合部門計劃的部門之一。我推行這項工作的首要目的,是設計一項計劃,確保部門內5000名員工對所訂立的各項原則產生歸屬感,視自己為整項計劃的一分子。

在制訂策略時,我特別記取一個故事給世人的教訓,就是有關第一份見於文字的品行守則如何推行--幾 千年前,在中東,一名蓄鬚的長袍男子把刻在石板上的守則帶往山下,而首次向人民介紹的方式是把石板擲向自己的人民,要求人民遵守這份完全未經諮詢的守則。相信大家都知道這個故事的下文。

為免犯同樣的錯誤,我們採用了一種不同的手法。這種手法可用"OPEN"這個縮拼詞來形容。這四個字 母可代表我們推行計劃程序中的四項要素--"O"代表"Ownership"(歸屬感);"P"代表"Participation"(參與);"E"代表"Effective Communication"(有效溝通);"N"則代表"Nurturing Environment"(培育環境)。

整個過程中首項要素,是培養所有員工對計劃的歸屬感。我們要把廉潔守正的信息傳達至部門每一位員工,員工對這項計劃是否有完全的歸屬感,至為重要。正如推行其他成功的計劃一樣,我們必須萬眾一心,堅信這項計劃最終會有利於部門目前及未來的運作。

早於一九九九年七月,公務員事務局及廉政公署代表初步介紹部門廉潔守正計劃時,本署的高層人員已積極參與。經商討後,我們認為,必須針對本署特有的運作需要,制訂倍加嚴格的程序和指引,以防止同事牽涉利益衝突,以及確保各人員執行職務時紀律嚴明,誠信不欺,發揮最高水準。這個信息已傳達至部門所有員工,而且普遍獲得接受。

第二項要素是"參與"。我們鼓勵員工參與制訂守則。最初,本署的高層人員參與制訂這份守則,之後,他們再鼓勵下屬人員集思廣益,就有關其中幾方面的下列指引提出實例-

(a) 接受利益及款待;

(b) 適當地運用公職身分或專有資料;

(c) 處理利益衝突情況;以及

(d) 處理投資及外間工作事宜。

我們在收集及整理這些例子之後,製備了第一份擬稿。為了盡量加強員工的參與,以期在頒布守則前,讓所有員工都全面了解守則的效用及接受該守則,我們把守則的第一份擬稿交予各主要科系主管傳閱,以便他們諮詢轄下同事的意見。之後,我們更安排討論準備採用的尺度及標準,透過有建設性的辯論,消除意見上的分歧。雖然我們花了大量時間和人力進行這部分的工作,為加強員工對這項計劃的歸屬感及定出適當的標準,這個部分是絕對必要的環節。

我想與各位談談一個例子,藉以說明本署如何透過員工參與,達致互諒互讓,定出一項新的申報安排,而這項安排如非透過這種形式產生,則可能會給人一種"矯枉過正"的感覺。這項安排涉及接受與本署有公事往來人士的進膳邀請及款待。我們認為,接受過於豐厚的款待,或會使員工難以拒絕提供款待者的要求。為了避免這種情況出現,而同時兼顧到員工須藉某些邀請加強聯繫、收集資料及建立良好的公共關係,我們同意建立監察制度,以期有關人員能審慎考慮這類邀請。

最初,我們定出嚴格的規定,要求員工凡接受任何邀請,均須預早提出申請,但員工基於後勤支援及信任的問題而對這項安排提出反對意見。我們因而建議亦可採取較寬鬆的做法,只要求員工以口頭通知上司。這次很多上司感到為難,因為口頭通知有時會過於隨便及不一致,而為了清楚起見,上司有時甚至需要自 行備存書面記錄。有關安排前後經過多次改動,最後,我們經過商議後決定,規定獲邀出席有關活動的人員,應在事前或事後立即作出簡單的書面申報。

員工積極參與,亦有助一個機構因應特有的運作需要制訂德行標準。這裏所說的是對知識產權的尊重。為了確認我們保護知識產權的責任,一名員工建議本署特別在這方面為員工訂立一套行為標準。鑑於本署在 執法工作方面所扮演的角色,我們一致認為本署員工對知識產權應倍加尊重,達到最高的品行標準,因此,守則應明文嚴禁員工使用任何未經批准的軟件,並訂明違規者可遭紀律處分。這個信息在各個職級傳達,廣為員工接受。本署人員反應良好,實不足為奇,畢竟這項建議是由本署人員首先提出。

員工參與對我們制訂這份守則極為重要。不過,在接納這些建議時,我們亦知道訂定標準時必須避免對員工過分嚴苛。在參考員工的回應後,我們作出了必需的修訂,然後邀請公務員事務局及廉政公署就修訂擬 稿,特別是守則內的指引及實例,給予意見,以防我們所訂標準過嚴,不切合整體的實際環境。我們隨後 亦就守則的內容交換意見,以及作出一些修訂,之後再將有關情況通知員工。以上種種都有助員工接受守 則所載的品行標準。

經過約六個月的工作後,守則終於在一九九九年年底發出。

第三項要素就是有效的溝通。在進行整項工作的過程中,我們一直力求與員工保持有效的溝通。而在發布守則時,我們更着重這一點。我們視乎員工的選擇,安排把守則的英文本或中文本分發給部門內所有人 員,而副關長更為高層管理人員舉辦研討會,鞏固他們對部門廉潔守正計劃的歸屬感。確保他們全力支持之後,我們便正式在部門內各個階層推行廉潔守正計劃。

我們先從職工會着手。我們共有六個職工會,擁有會員眾多,而其中很多會員都以員工的身分看過守則的內容。我們向這些職工會的代表簡介守則的內容,向他們解釋透過實例訂定清晰指引十分重要,協助他們 了解本署人員應奉行的品行標準,讓他們知道遵照守則內規定,不單能提高部門甚至政府整體的聲譽,更有助他們及早避免不當行為。我們亦請各代表把信息傳達給其他會員,而他們都作出積極回應。

之後,我們指示各主要科系主管舉辦簡介會,向各層人員傳達廉潔守正的信息,並向他們解釋守則的內容。與此同時,副關長亦舉行了記者招待會,發布有關品行及紀律守則的資料,並向員工及公眾顯示我們 決心確保執行職務時紀律嚴明,誠信不欺,發揮最高水準。此外,本署亦為此舉辦一個大型的部門研討會,讓員工交流意見、解答他們的疑問以及消除任何爭議。

本署的廉潔守正計劃並不以發表守則為終結。為了繼續鞏固部門內廉潔守正的風氣,我們進一步實現第四項要素,即在部門內創造一個培育環境,以便改進守則的內容,繼續教育本署員工,並且實施適時、有效及有條理的管制措施,以適應不斷轉變的環境及最新的要求。這種培育環境包括-

(a) 定期更新守則內容及改進其中規定;

(b) 定期舉辦研討會,加強員工的誠信意識;

(c) 繼續針對海關特有的運作需要設計培訓課程;以及

(d) 諮詢公務員事務局及廉政公署的意見,定期檢討海關的行政程序及制度。

各位,以上是我們推行廉潔守正計劃的經驗。總括而言,海關採用了由上而下的方法,由高層人員倡導廉潔誠實的風氣,而我們透過"OPEN"這個程序,即"歸屬感"、"參與"、"有效溝通"及"培育環境",在員工當中推動及維持廉潔誠實的風氣,又加強管制措施,以防止可能出現的弊端及不當行為。希望我們在這方面的 經驗對你們有用。

多謝各位。

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